Koniec umowy o pracę: okres wypowiedzenia, urlop, ekwiwalent i odprawa

Po wypowiedzeniu umowy o pracę zostają do ustalenia cztery rzeczy: kiedy kończy się okres wypowiedzenia, ile urlopu przysługuje w ostatnim roku pracy, czy niewykorzystany urlop trzeba wybrać, czy zostanie wypłacony, oraz czy pracodawca musi dopłacić odprawę. Każdą z nich liczy osobny kalkulator, a wyniki są ze sobą powiązane: od daty końca umowy zależy, ile miesięcy urlopu się narosło, a pensja z umowy wchodzi do ekwiwalentu i odprawy. Poradnik opisuje całość na jednym przykładzie. Przepisy są sprawdzone w październiku 2026 r., a źródła stoją na końcu.

Przykład, na którym liczymy

Fikcyjny pracownik, pełny etat, umowa na czas nieokreślony, pracuje u pracodawcy od 1 marca 2022 r. Zarabia 7 000 zł brutto miesięcznie (pensja stała, bez premii), skończył liceum ogólnokształcące. W środę 17 czerwca 2026 r. pracodawca wręcza mu wypowiedzenie z powodu likwidacji stanowiska. Firma zatrudnia ponad 20 osób. Do końca umowy pracownik wykorzysta 10 dni urlopu z tego roku.

Ile trwa okres wypowiedzenia

Dla umowy na czas nieokreślony i określonej okres zależy od tego, jak długo pracownik jest zatrudniony u danego pracodawcy (art. 36 § 1 Kodeksu pracy). Te same okresy obowiązują, gdy umowę wypowiada pracownik.

Zatrudnienie u pracodawcy	Okres wypowiedzenia
krócej niż 6 miesięcy	2 tygodnie
co najmniej 6 miesięcy	1 miesiąc
co najmniej 3 lata	3 miesiące

Umowa na okres próbny ma własne okresy (art. 34): 3 dni robocze przy próbie do 2 tygodni, tydzień przy dłuższej, 2 tygodnie przy próbie trzymiesięcznej.

Do zatrudnienia u danego pracodawcy zalicza się czas pracy u poprzednika, gdy pracodawca przejął zakład pracy (art. 36 § 1¹ i art. 23¹). Od 2026 r. Kodeks pracy zalicza też okresy działalności gospodarczej, umów zlecenia i agencyjnych, jeśli w ich ramach pracownik świadczył pracę na rzecz tego samego pracodawcy (art. 302¹ § 8). Zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora finansów publicznych i od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców, a pracownik zatrudniony w tym dniu ma 24 miesiące na udokumentowanie okresów zaświadczeniem z ZUS. Zmiana nie dotyczy wypowiedzeń, które biegły już w dniu jej wejścia w życie u danego pracodawcy (art. 8 ustawy z 26 września 2025 r.). Kalkulator liczy staż od jednej daty, którą wpisujesz, więc przy takich okresach ustal z kadrami, od kiedy pracodawca liczy Ci staż, i wpisz tę datę. Przypomina o tym podpowiedź pod polem „Zatrudniony u tego pracodawcy od”.

Który dzień jest ostatni

Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a liczony w miesiącach ostatniego dnia miesiąca (art. 30 § 2¹). Dzień złożenia wypowiedzenia nie wchodzi do okresu, więc bieg zaczyna się od najbliższej niedzieli albo od pierwszego dnia następnego miesiąca. Wyniki z kalkulatora dla wypowiedzenia złożonego w środę 17 czerwca 2026 r.:

Zatrudniony od	Okres	Początek biegu	Ostatni dzień
2 marca 2026 (3 mies.)	2 tygodnie	niedziela 21 czerwca	sobota 4 lipca 2026
1 grudnia 2025 (6 mies.)	1 miesiąc	1 lipca	piątek 31 lipca 2026
1 marca 2022 (4 lata 3 mies.)	3 miesiące	1 lipca	środa 30 września 2026

Ostatni wiersz to nasz pracownik. Ten sam pracownik z wypowiedzeniem złożonym 30 czerwca też kończy 30 września, ale złożonym 1 lipca dopiero w sobotę 31 października 2026 r. Jeden dzień różnicy w dacie doręczenia przesuwa koniec umowy o miesiąc, dlatego liczy się dzień, w którym druga strona mogła zapoznać się z treścią wypowiedzenia. Przy okresie tygodniowym działa to tak samo: wypowiedzenie 2-tygodniowe złożone w środę 17 czerwca kończy się 4 lipca, a złożone w niedzielę 21 czerwca według kalkulatora 11 lipca.

Kodeks nie mówi wprost, na który dzień ocenia się staż, gdy próg 6 miesięcy lub 3 lat zostanie przekroczony już w trakcie wypowiedzenia. Kalkulator przyjmuje wtedy dłuższy okres i ostrzega o tym. Przy takim przypadku zapytaj kadry albo Państwową Inspekcję Pracy.

Skrócenie, zwolnienie z pracy i poszukiwanie pracy

• Gdy wypowiedzenie następuje z powodu upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników, pracodawca może skrócić okres 3-miesięczny, najwyżej do 1 miesiąca. Za resztę okresu płaci odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia, a ten czas zalicza się do zatrudnienia (art. 36¹). W naszym przykładzie umowa skończyłaby się w piątek 31 lipca 2026 r., a pracownikowi należałoby się odszkodowanie za 2 miesiące.
• Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca wypowiedzenia z zachowaniem wynagrodzenia (art. 36²).
• Gdy to pracodawca wypowiada umowę, a okres wypowiedzenia wynosi co najmniej 2 tygodnie, pracownik ma płatne zwolnienie na poszukiwanie pracy: 2 dni robocze przy wypowiedzeniu 2-tygodniowym i miesięcznym, 3 dni przy trzymiesięcznym, także skróconym (art. 37).
• Strony mogą po wypowiedzeniu ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy (art. 36 § 6).

Urlop w roku odejścia

W roku, w którym stosunek pracy ustaje, pracownikowi przysługuje urlop proporcjonalny do czasu przepracowanego u tego pracodawcy w tym roku, chyba że przed końcem umowy wykorzysta urlop w tym lub wyższym wymiarze (art. 155¹ § 1 pkt 1). Każdy kalendarzowy miesiąc pracy to 1/12 rocznego wymiaru, niepełny miesiąc zaokrągla się w górę do pełnego (art. 155²ᵃ), a niepełny dzień urlopu w górę do pełnego dnia (art. 155³ § 1). Urlop zaległy z poprzednich lat jest osobną sprawą i do tego wymiaru się nie wlicza.

Roczny wymiar to 20 dni przy stażu poniżej 10 lat i 26 dni od 10 lat (art. 154 § 1). Do stażu urlopowego wlicza się cały dotychczasowy staż pracy, bez względu na przerwy (art. 154¹), oraz ukończoną szkołę (art. 155): liceum to 4 lata, studia 8 lat, a od 2026 r. także okresy zlecenia i działalności opisane wyżej. To inny staż niż ten od wypowiedzenia, bo tu liczy się cała kariera, a nie czas u jednego pracodawcy.

Nasz pracownik ma u tego pracodawcy 4 lata i 7 miesięcy (do 30 września) plus 4 lata za liceum, czyli 8 lat i 7 miesięcy. Kalkulator urlopu wypoczynkowego pokazuje wymiar roczny 20 dni (160 godzin) i 1 rok 5 miesięcy do progu 26 dni. Po włączeniu opcji „Umowa kończy się w tym roku” i wpisaniu daty rozwiązania umowy, 30 września 2026 r., kalkulator podaje też urlop proporcjonalny. W 2026 r. pracownik przepracował styczeń-wrzesień, czyli 9 miesięcy, więc 20 dni × 9/12 = 15 dni (120 godzin). Wynik zależy tylko od miesiąca daty, bo niepełny miesiąc liczy się jak pełny, a kalkulator zakłada pracę u tego pracodawcy od początku roku.

Gdyby ten sam pracownik skończył studia, miałby 12 lat i 7 miesięcy stażu i wymiar 26 dni, a kalkulator pokaże 26 × 9/12 = 19,5 dnia, po zaokrągleniu 20 dni. Jeśli pracownik od razu zaczyna pracę u nowego pracodawcy, ten przyznaje urlop proporcjonalnie do pozostałej części roku (art. 155¹ § 1 pkt 2), a miesiąc, w którym jedna umowa się kończy, a druga zaczyna, zaokrągla poprzedni pracodawca (art. 155²ᵃ § 3).

Niewykorzystany urlop: wykorzystać czy wypłacić

Pracodawca może udzielić urlopu w okresie wypowiedzenia, a wtedy pracownik musi go wykorzystać. Udzielony w ten sposób urlop (poza zaległym) nie może przekraczać wymiaru proporcjonalnego z art. 155¹ (art. 167¹). W przeciwnym razie za niewykorzystany urlop należy się ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1). Ekwiwalent należy się po każdym sposobie rozwiązania umowy, także po wypowiedzeniu i porozumieniu stron. Wyjątek: strony mogą uzgodnić, że urlop zostanie wykorzystany u tego samego pracodawcy na kolejnej umowie zawartej bezpośrednio po poprzedniej (art. 171 § 3). Od 27 stycznia 2026 r. kodeks określa też termin wypłaty: w terminie wypłaty pensji, a gdy ten przypada przed końcem umowy, w ciągu 10 dni od jej rozwiązania (art. 171 § 4 i 5).

W przykładzie pracownik ma 15 dni urlopu za 2026 r. i wykorzysta 10, więc zostaje 5 dni, czyli 40 godzin. Gdyby pracodawca udzielił mu tych 5 dni w czasie wypowiedzenia, ekwiwalentu by nie było. Zakładamy, że nie udzielił.

Ile wynosi ekwiwalent

Zasady liczenia są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. Stałe składniki pensji bierze się w wysokości z miesiąca, w którym wygasa prawo do ekwiwalentu, a składniki zmienne (premie, prowizje, nadgodziny) w średniej z ostatnich 3 miesięcy (przy składnikach za okresy dłuższe niż miesiąc z 12 miesięcy). Sumę dzieli się przez współczynnik urlopowy, czyli liczbę dni pracy w roku podzieloną przez 12. W 2026 r. współczynnik wynosi 20,92 (251 dni pracy w roku). Wynik dzieli się przez 8 i mnoży przez liczbę niewykorzystanych godzin.

W kalkulatorze ekwiwalentu za urlop dla 7 000 zł, roku 2026 i 5 dni:

• za 1 dzień: 7 000 zł ÷ 20,92 = 334,61 zł,
• za 1 godzinę: 334,61 zł ÷ 8 = 41,83 zł,
• za 40 godzin: 41,83 zł × 40 = 1 673,20 zł brutto.

Ekwiwalent to przychód ze stosunku pracy, więc od kwoty brutto odlicza się składki i zaliczkę na PIT tak jak od pensji. Przy niepełnym etacie współczynnik zmniejsza się proporcjonalnie do etatu, a kalkulator ma na to osobne pole.

Kiedy należy się odprawa

Odprawa z ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników przysługuje, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, a przyczyny niedotyczące pracownika są wyłącznym powodem wypowiedzenia albo rozwiązania umowy za porozumieniem stron. Dotyczy to zwolnień grupowych (art. 1 i 8), a także mniejszej liczby zwolnień w ciągu 30 dni (art. 10 ust. 1). Zwolnienie grupowe w ciągu 30 dni zaczyna się od 10 osób przy firmie do 99 pracowników, od 10% załogi przy 100-299 pracownikach i od 30 osób przy co najmniej 300. Odprawa nie przysługuje, gdy pracownik sam wypowiada umowę, ani gdy przyczyna leży po jego stronie.

Wysokość zależy od zatrudnienia u danego pracodawcy (art. 8 ust. 1):

Zatrudnienie u pracodawcy	Odprawa
krócej niż 2 lata	1-miesięczne wynagrodzenie
od 2 do 8 lat	2-miesięczne wynagrodzenie
ponad 8 lat	3-miesięczne wynagrodzenie

Wynagrodzenie liczy się jak ekwiwalent za urlop (art. 8 ust. 3), więc podstawą jest ta sama kwota 7 000 zł. Odprawa nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy (art. 8 ust. 4). W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4 806 zł, więc limit to 72 090 zł. Od 1 stycznia 2027 r. minimalne wynagrodzenie wyniesie 4 950 zł (rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2026 r.), czyli limit dla umów rozwiązanych w 2027 r. to 74 250 zł. W kalkulatorze odprawy wybierasz rok rozwiązania umowy, 2026 lub 2027, i to od niego zależy zastosowany limit.

Nasz pracownik w dniu rozwiązania umowy (30 września 2026 r.) pracuje 4 lata i 7 miesięcy, więc mieści się w przedziale od 2 do 8 lat. Kalkulator odprawy dla 7 000 zł, 4 lat 7 miesięcy i roku 2026 pokazuje 2-krotność wynagrodzenia: 14 000 zł brutto, poniżej limitu. Odprawa jest osobnym świadczeniem od odszkodowania za skrócone wypowiedzenie i od ekwiwalentu za urlop. Przy ustalaniu zatrudnienia ustawa odsyła tylko do art. 36 § 1¹ Kodeksu pracy (poprzedni pracodawca przy przejęciu zakładu). Poradnik nie rozstrzyga, czy okresy zlecenia lub działalności z art. 302¹ wchodzą do stażu przy odprawie, więc w takim przypadku zapytaj kadry lub prawnika.

Porozumienie stron, zwolnienie dyscyplinarne i ochrona przed wypowiedzeniem

• Porozumienie stron (art. 30 § 1 pkt 1) pozwala skończyć umowę w dowolnym dniu, ale to w porozumieniu trzeba zapisać, co z urlopem i odprawą. Ekwiwalent należy się po każdym rozwiązaniu umowy, a odprawa z ustawy także po porozumieniu, jeśli powodem są przyczyny niedotyczące pracownika (art. 1 ust. 1 i art. 10 ust. 1).
• Rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52) nie ma okresu wypowiedzenia i musi nastąpić w ciągu miesiąca od dowiedzenia się o okoliczności. Pracodawca wypłaca wtedy ekwiwalent za niewykorzystany urlop, a odprawy z ustawy nie ma, bo przyczyna dotyczy pracownika.
• Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy m.in. pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do wieku emerytalnego (art. 39), w czasie urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności (art. 41) oraz w okresie ciąży i urlopów rodzicielskich (art. 177). Wyjątki, takie jak upadłość czy likwidacja pracodawcy (art. 41¹), opisują same przepisy.

Czego kalkulatory nie rozstrzygają

• Kalkulator okresu wypowiedzenia nie sprawdza ochrony przed wypowiedzeniem i nie zna umowy: strony mogą ustalić dla stanowisk z odpowiedzialnością materialną dłuższe okresy (art. 36 § 5).
• Kalkulator urlopu liczy urlop proporcjonalny od miesiąca rozwiązania umowy i zakłada pracę u tego pracodawcy od początku roku. Urlop zaległy, już wykorzystane dni i urlop u kolejnego pracodawcy liczysz sam.
• Kalkulator ekwiwalentu przyjmuje stałą pensję i sumę składników zmiennych z 3 miesięcy, a przy innych składnikach zmiennych zapytaj kadry.
• Wyniki mają charakter informacyjny. Przy sporze z pracodawcą skonsultuj się z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.

Źródła (stan na październik 2026 r.)

• Kodeks pracy, tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1245: art. 30, 34, 36-37, 39, 41, 52, 152-155³, 167¹, 171, 177, 302¹.
• Ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1195: art. 1, 8, 10.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, Dz.U. nr 2, poz. 14, ze zmianami z Dz.U. 2003 nr 230 poz. 2290 (wzór ekwiwalentu i współczynnika) i Dz.U. 2009 nr 174 poz. 1353 (współczynnik przy niepełnym etacie).
• Ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2025 poz. 1423: wliczanie zlecenia, działalności i innych okresów do zatrudnienia, terminy wejścia w życie i dokumentowania oraz przepisy przejściowe (art. 5-9).
• Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie Kodeksu pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz.U. 2026 poz. 25: termin wypłaty ekwiwalentu od 27 stycznia 2026 r.
• Minimalne wynagrodzenie: rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1242 (2026: 4 806 zł) i rozporządzenie z 14 września 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1213 (2027: 4 950 zł).