Umowa kupna-sprzedaży samochodu: PCC, zgłoszenie zbycia i OC

Sprzedaż auta od osoby prywatnej kończy się podpisem na umowie, ale obowiązki zaczynają się dopiero potem. Kupujący płaci podatek i rejestruje auto, sprzedający zgłasza zbycie staroście i informuje ubezpieczyciela. Terminy liczą się od dnia umowy, więc data w dokumencie ma znaczenie. Generator umowy składa dokument w PDF, a kalkulator PCC liczy podatek kupującego. Przepisy i strony urzędów są sprawdzone w październiku 2026 r., źródła podano na końcu.

Kto i w jakim terminie

Obowiązek	Kto	Termin	Podstawa	Konsekwencja
Deklaracja PCC-3 i zapłata podatku	kupujący	14 dni od zawarcia umowy	art. 10 ust. 1 ustawy o PCC	zaległość podatkowa
Pisemne zawiadomienie ubezpieczyciela OC	sprzedający	14 dni od zbycia	art. 32 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych	sprzedający odpowiada solidarnie za składkę do dnia zawiadomienia
Zawiadomienie starosty o zbyciu	sprzedający	30 dni od zbycia	art. 78 ust. 2 pkt 1 Prawa o ruchu drogowym	kara 250 zł
Wniosek o rejestrację auta	kupujący	30 dni od nabycia	art. 73aa ust. 1 pkt 1 Prawa o ruchu drogowym	kara 500 zł, a po 180 dniach 1000 zł

Starosta to w praktyce wydział komunikacji w starostwie powiatowym albo urzędzie miasta na prawach powiatu. Kwoty kar pochodzą z art. 140mb Prawa o ruchu drogowym. Nakłada je starosta decyzją.

Co wpisać w umowę

Prawo nie wymaga notariusza przy sprzedaży samochodu. Pisemna umowa jest jednak potrzebna kupującemu przy rejestracji jako dokument potwierdzający własność, a urząd może odrzucić kopię zamiast oryginału (gov.pl). Dlatego każda ze stron powinna dostać własny, podpisany egzemplarz.

W umowie powinny się znaleźć:

• data i miejscowość zawarcia,
• dane sprzedającego i kupującego: imię i nazwisko, adres, PESEL, numer dowodu osobistego,
• dane auta: marka, model, rok produkcji, VIN, numer rejestracyjny, numer dowodu rejestracyjnego, przebieg,
• cena cyfrowo i słownie oraz sposób zapłaty,
• oświadczenia sprzedającego o tym, że jest właścicielem, a auto nie jest obciążone, i oświadczenie kupującego o znajomości stanu technicznego,
• wydanie auta z dokumentami i kluczykami oraz podpisy wszystkich stron.

Generator dodaje do tego standardowe zapisy o PCC, terminach zgłoszeń i przejściu polisy OC. Przełącznik „Wyłączenie rękojmi” dopisuje do umowy wyłączenie odpowiedzialności za wady fizyczne (art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego). Takie wyłączenie nie działa, gdy sprzedający podstępnie zataił wadę (§ 2 tego artykułu), a przy sprzedaży przez firmę konsumentowi jest ograniczone. W razie wątpliwości co do własnej sytuacji zapytaj prawnika.

Przykład: Golf za 24 500 zł i dwoje współwłaścicieli

Przykład opiera się na fikcyjnych danych: dwoje sprzedających (Anna Zielińska i Marek Zieliński), kupujący Tomasz Wrona, Volkswagen Golf VII 1.6 TDI z 2014 r., przebieg 187 400 km, cena 24 500 zł, umowa z 12 października 2026 r. w Poznaniu. Numery PESEL i VIN mają poprawną sumę kontrolną, ale nie należą do żadnej osoby ani auta. W generatorze włączono „Dwóch współwłaścicieli”, wybrano „Przelew przed podpisaniem” i wyłączenie rękojmi. W polu „Dodatkowe postanowienia” zapisano, że cenę przelano na rachunek jednej ze sprzedających za zgodą drugiego.

Cena „dwadzieścia cztery tysiące pięćset złotych 00/100” uzupełniła się sama. Pod VIN pojawiło się potwierdzenie poprawnego formatu, a przy numerach PESEL nie było ostrzeżeń. PDF ma 6 stron A4: trzy egzemplarze (po jednym dla każdej ze stron), każdy na dwóch stronach, z podpisami „Sprzedający 1”, „Sprzedający 2” i „Kupujący” oraz opisem „Egzemplarz 1 z 3” w rogu. Przy jednym sprzedającym są dwa egzemplarze.

Które pola są obowiązkowe

Generator nie blokuje pobrania przy żadnym polu. Pusty formularz też daje PDF, z kropkami w około 70 miejscach do uzupełnienia długopisem. To wygodne, gdy czegoś jeszcze nie wiesz, ale z kropkami nie warto podpisywać umowy. Poniżej pola, które warto uzupełnić przed podpisem, i to, co narzędzie w nich sprawdza:

Pole	Co sprawdza narzędzie
Data zawarcia	Domyślnie dzisiejsza. Od niej liczą się terminy z tabeli powyżej.
PESEL stron	Suma kontrolna. Błąd to żółte ostrzeżenie, nie blokada.
VIN	17 znaków, bez liter I, O i Q. Niezgodna 9. cyfra (cyfra kontrolna) to tylko uwaga, bo auta europejskie często jej nie stosują.
Cena	Musi być liczbą, wtedy pojawia się kwota słownie.
Forma zapłaty	Gotówka, przelew przed podpisaniem lub przelew w terminie. Ostatnia opcja wymaga numeru rachunku i terminu.
Numer karty pojazdu	Zostaw puste, jeśli karta nie została wydana.

PCC: 2%, płaci kupujący, 14 dni

Podatek od czynności cywilnoprawnych przy sprzedaży auta płaci kupujący (art. 4 pkt 1 ustawy o PCC). Stawka dla rzeczy ruchomych to 2% (art. 7 ust. 1 pkt 1 lit. a), a podstawą jest wartość rynkowa auta, nie cena z umowy (art. 6 ust. 1 pkt 1). Wartość rynkową określa się według przeciętnych cen podobnych rzeczy, z uwzględnieniem stanu i stopnia zużycia (art. 6 ust. 2). Sprzedający nie składa PCC-3. Jeśli kupujących jest kilku, odpowiadają solidarnie (art. 5 ust. 2).

Termin to 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego, czyli od zawarcia umowy (art. 3 ust. 1 pkt 1 i art. 10 ust. 1). W tym czasie składa się deklarację PCC-3 i wpłaca podatek. Deklarację można wypełnić w e-Urzędzie Skarbowym.

Dla auta za 24 500 zł kalkulator pokazał 490 zł (2% z 24 500 zł). Przy umowie z 12 października 2026 r. termin wypada 26 października, w poniedziałek. Gdy czternasty dzień wypada w sobotę lub święto, kalkulator przesuwa termin na następny dzień roboczy, o czym więcej jest w poradniku Dni robocze w 2026 i 2027 roku. Kwotę podatku zaokrągla się do pełnych złotych.

Podatku nie ma w dwóch sytuacjach, które często wracają w pytaniach:

• Wartość rynkowa auta nie przekracza 1000 zł (art. 9 pkt 6). Przy 1000 zł kalkulator pokazuje 0 zł, a przy 1001 zł już 20 zł.
• Kupujesz od firmy na fakturę z VAT. Sprzedaż opodatkowana VAT albo zwolniona z VAT nie podlega PCC (art. 2 pkt 4). W kalkulatorze służy do tego przełącznik „Kupuję od firmy na fakturę”.

Zaniżona wartość w umowie

Niższa cena w umowie nie obniża podatku na stałe. PCC liczy się od wartości rynkowej, a urząd skarbowy, jeśli uzna wartość podaną przez kupującego za nieodpowiadającą rynkowej, wezwie go do jej zmiany w terminie nie krótszym niż 14 dni i poda własną wstępną ocenę (art. 6 ust. 3). Gdy kupujący nie zareaguje albo podtrzyma niższą wartość, urząd ustali ją z uwzględnieniem opinii biegłego lub wyceny rzeczoznawcy, którą przedłoży kupujący (art. 6 ust. 4). Jeśli wartość z opinii biegłego różni się od zadeklarowanej o więcej niż 33%, koszt opinii ponosi kupujący.

W kalkulatorze różnica wygląda tak: cena 12 000 zł daje PCC 240 zł zamiast 490 zł. To 250 zł oszczędności, którą urząd może odebrać razem z kosztem wyceny i odsetkami. Jeśli auto jest tańsze z konkretnego powodu, na przykład po szkodzie, opisz to w umowie i podaj cenę, którą faktycznie zapłacono. Stan auta należy do kryteriów ustalania wartości rynkowej.

Zgłoszenie zbycia i rejestracja

Sprzedający

Sprzedający zawiadamia starostę o zbyciu w ciągu 30 dni (art. 78 ust. 2 pkt 1 Prawa o ruchu drogowym). Zgłoszenie składa u starosty właściwego dla swojego miejsca zamieszkania (ust. 2a). Na gov.pl można to zrobić online przez profil zaufany lub kwalifikowany podpis, dołączając skan umowy i dane kupującego, albo osobiście w wydziale komunikacji. Usługa jest bezpłatna, a po wysłaniu dostajesz urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP). Przy współwłasności wystarczy zawiadomienie jednego współwłaściciela (ust. 2b). Za brak zgłoszenia grozi kara 250 zł, a współwłaściciele ponoszą ją solidarnie (art. 140mb ust. 6 i 7). Przy sprzedaży sprzedający wydaje też kupującemu dowód rejestracyjny (art. 78 ust. 1).

Kupujący

Od 1 stycznia 2024 r. nie zgłasza nabycia osobno, tylko rejestruje auto (gov.pl). Wniosek składa w ciągu 30 dni od nabycia (art. 73aa ust. 1 pkt 1). Za spóźnienie grozi kara 500 zł, a po 180 dniach 1000 zł (art. 140mb ust. 1 i 5). Według gov.pl do rejestracji potrzebujesz m.in. dokumentu potwierdzającego własność (umowa), dowodu rejestracyjnego z ważnym badaniem technicznym i dotychczasowych tablic. Pojazd trzeba ubezpieczyć jeszcze przed rejestracją. Starosta może poprosić o dodatkowe dokumenty, więc sprawdź listę w swoim urzędzie.

OC przy sprzedaży auta

Polisa OC sprzedającego nie znika w dniu sprzedaży. Prawa i obowiązki z umowy przechodzą na kupującego (art. 31 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych). Polisa wygasa z końcem okresu, na który ją zawarto, chyba że kupujący wypowie ją wcześniej na piśmie, a dzień rozwiązania nie może być wcześniejszy niż dzień złożenia wypowiedzenia. Ubezpieczyciel może przeliczyć składkę od dnia sprzedaży według zniżek i zwyżek kupującego (ust. 2). Jeśli sprzedający nie miał OC, kupujący musi zawrzeć umowę w dniu nabycia, najpóźniej przed pierwszą jazdą (ust. 3).

Sprzedający ma dwa obowiązki (art. 32 ust. 1). Musi przekazać kupującemu potwierdzenie zawarcia umowy OC i w ciągu 14 dni od sprzedaży powiadomić ubezpieczyciela na piśmie o przeniesieniu własności, podając dane kupującego: imię, nazwisko, adres i PESEL, o ile został nadany. Do dnia zawiadomienia ubezpieczyciela odpowiada solidarnie z kupującym za składkę (ust. 4). Skutki szkody wyrządzonej po sprzedaży nie obciążają sprzedającego (ust. 3).

Najprościej wysłać pismo do ubezpieczyciela w dniu sprzedaży, ze skanem umowy.

Współwłasność

Jeśli auto ma dwóch właścicieli, a umowę podpisze jeden, kupujący co do zasady kupi tylko jego udział. Każdy współwłaściciel może rozporządzać własnym udziałem (art. 198 KC), ale do rozporządzania całą rzeczą wspólną potrzebna jest zgoda wszystkich (art. 199 KC). W generatorze włącz „Dwóch współwłaścicieli”: umowa zawiera dane obojga, oświadczenie, że sprzedają auto w całości, trzy egzemplarze i dwa miejsca na podpisy sprzedających.

Warto ustalić w umowie, na czyje konto wpłynie cena, bo formularz zakłada jedno konto „Sprzedającego”. W przykładzie zrobiłem to w polu „Dodatkowe postanowienia”. PCC płaci wyłącznie kupujący. Zawiadomienie o zbyciu może złożyć jedna osoba, ale kara za jego brak obciąża oboje. Generator obsługuje maksymalnie dwóch współwłaścicieli, przy trzech i więcej dopisz dane ręcznie. Gdy w dowodzie rejestracyjnym jest jedna osoba, a auto należy do dwojga, na przykład w małżeństwie, zasady zależą od ustroju majątkowego. W takim przypadku zapytaj prawnika.

Czego umowa z narzędzia nie załatwia

• To wzór, nie porada prawna. Generator nie zna Twojej sytuacji, więc przeczytaj cały podgląd przed podpisaniem i popraw to, co do niej nie pasuje.
• Dokument powstaje tylko po polsku, a PDF nie jest podpisany elektronicznie.
• Nie obsługuje pełnomocników, trzech i więcej współwłaścicieli ani auta kupionego z zagranicy. Przy aucie sprowadzonym zza granicy dochodzą akcyza i inna ścieżka rejestracji, więc zacznij od strony gov.pl o rejestracji pojazdu.
• Podatku dochodowego sprzedającego poradnik nie omawia. Sprawdź go na podatki.gov.pl, jeśli sprzedajesz auto niedługo po zakupie.

Źródła (sprawdzone w październiku 2026 r.)

• Ustawa z 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych, tekst jednolity Dz. U. 2026 poz. 191 (art. 2-6, 9, 10).
• Prawo o ruchu drogowym, tekst jednolity Dz. U. 2024 poz. 1251 ze zm. (art. 73aa, 78, 140mb, 140n). Nowelizacje z lat 2025-2026 nie zmieniają terminów ani kwot kar przy zwykłym zakupie i sprzedaży auta.
• Ustawa o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych, tekst jednolity Dz. U. 2026 poz. 783 (art. 31-32).
• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz. U. 2026 poz. 795 (art. 198, 199, 558).
• Zgłoś zbycie lub nabycie pojazdu, gov.pl i Zarejestruj pojazd, gov.pl.
• PCC: ulgi i zwolnienia i formularze PCC-2, PCC-3, PCC-4 na podatki.gov.pl.