Generator faktur online - faktura VAT, bez VAT i proforma do PDF

Od 2026 r. faktury między firmami wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jako faktury ustrukturyzowane. Harmonogram:

PDF z tego generatora nie jest fakturą ustrukturyzowaną. Wykorzystasz go do faktur dla konsumentów (osób prywatnych), w okresie ulgi do 10 000 zł miesięcznie, do faktur proforma i dokumentów pomocniczych. Szczegóły i wyjątki sprawdzisz na ksef.podatki.gov.pl.

Podatek VAT na fakturze liczy się od sumy wartości netto w każdej stawce, a nie osobno od każdej pozycji (art. 106e ust. 1 pkt 13-14 ustawy o VAT). Kwotę zaokrągla się do grosza: poniżej 0,5 grosza w dół, od 0,5 grosza w górę (art. 106e ust. 10-11).

Przykład: 2 × usługa po 1 500 zł netto (23%) = 3 000 zł netto, VAT 690 zł, do zapłaty 3 690 zł (słownie: trzy tysiące sześćset dziewięćdziesiąt złotych 00/100).

Różnica ma znaczenie przy groszowych kwotach: dwie pozycje 0,45 zł i 0,05 zł (23%) dają razem 0,50 zł netto i 0,12 zł VAT. Licząc VAT od każdej pozycji osobno, wyszłoby 0,11 zł. Wartość pozycji to ilość × cena netto zaokrąglona do grosza (1,5 h × 133,33 zł = 200,00 zł).

Kwotę netto lub brutto pojedynczej usługi przeliczysz w kalkulatorze VAT, a kwotę słownie - w narzędziu kwota słownie.

Podatnik zwolniony z VAT wystawia fakturę bez kwoty podatku, ale musi na niej wskazać podstawę prawną zwolnienia (art. 106e ust. 1 pkt 19). Najczęstsze podstawy:

• art. 113 ust. 1 ustawy o VAT - zwolnienie podmiotowe, gdy sprzedaż w poprzednim roku nie przekroczyła 240 000 zł (limit obowiązujący od 1 stycznia 2026 r., wcześniej 200 000 zł);
• art. 113 ust. 9 - zwolnienie przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku (limit liczony proporcjonalnie);
• art. 43 ust. 1 - zwolnienie przedmiotowe, np. usługi szkoleniowe, medyczne, finansowe (wpisz konkretny punkt).

Na fakturze zwolnionej w kolumnie stawki wpisuje się „zw”, a kwota VAT wynosi 0 zł. Stawka „np” (nie podlega) dotyczy np. usług rozliczanych w kraju nabywcy - wtedy w uwagach warto dopisać „odwrotne obciążenie”.

• datę wystawienia, kolejny numer i datę sprzedaży (jeśli różni się od daty wystawienia);
• nazwy i adresy sprzedawcy oraz nabywcy, NIP sprzedawcy i NIP nabywcy (gdy jest firmą);
• nazwę towaru lub usługi, ilość, jednostkę miary, cenę jednostkową netto, wartość netto i stawkę VAT;
• sumy netto i kwoty podatku w podziale na stawki oraz kwotę należności ogółem;
• w razie potrzeby: dopisek „mechanizm podzielonej płatności” (faktura powyżej 15 000 zł brutto za towary lub usługi z załącznika nr 15), podstawę zwolnienia z VAT, „odwrotne obciążenie”.

Kwota słownie, termin płatności i numer konta nie są obowiązkowe, ale ułatwiają rozliczenie. Generator sprawdza sumę kontrolną NIP (tak jak walidator NIP) oraz numer rachunku IBAN/NRB.